Recrutement

Recrutement d'un(e) Assistant(e) d’équipe

Publier par : Synergie plus

Catégorie : Recrutement

Publiée le : 2024-08-26

Description de l'annonce:

Personnel temporaire – Assistant(e) d’équipe – Bureau pays : Bénin
Full vacancy title: Personnel temporaire – Assistant(e) d’équipe – Bureau pays : Bénin
Location: Cotonou, Bénin
Position Grade: GS4
Position Number: 50086971
Posting Date: 22-aoû-2024
Closing Date: 05-sep-2024

LA BANQUE :

Créée en 1964, la Banque africaine de développement (BAD) est la première institution panafricaine de développement qui œuvre pour la croissance économique et le progrès social en Afrique. Elle compte 81 États membres, dont 54 en Afrique (pays membres régionaux).  Le programme de développement de la Banque africaine de développement vise à fournir l’appui financier et technique aux projets porteurs de transformation qui permettront de réduire sensiblement la pauvreté grâce à une croissance économique inclusive et durable en Afrique. Afin de se concentrer au mieux sur les objectifs de la Stratégie décennale (2024-2033) et de réaliser un plus grand impact sur le développement, la Banque a défini pour ses interventions en Afrique, cinq grands domaines (Top 5) à intensifier pour accélérer l’obtention de résultats à savoir : l'énergie, l'agro-industrie, l'industrialisation, l'intégration et l'amélioration de la qualité de vie des populations africaines.

LE COMPLEXE RECRUTEUR :

La vice-présidence chargée du développement régional, de l’intégration et de la prestation de services (RDVP) est responsable de la pertinence, de l’efficience et de l’efficacité des programmes opérationnels et des activités du Groupe de la Banque. Elle veille à ce que la Banque mène efficacement ses activités dans l’ensemble de ses Pays membres régionaux (PMR) et supervise l’exécution complète de tous les aspects des directions régionales et des bureaux pays de la Banque.

LE DÉPARTEMENT / LA DIVISION RECRUTEUR(SE):

Les différents bureaux pays relèvent de l’une des cinq (5) plateformes régionales de développement régional, d’intégration et de prestation de services pour l’Afrique. Chaque plateforme supervise un ensemble de bureaux pays et de bureaux de liaison, ainsi que les activités réalisées dans les pays où la Banque ne dispose pas de bureaux. Le Directeur général de la plateforme régionale est responsable de la région spécifique de l’Afrique et est soutenu par un Directeur général adjoint. Les Directions régionales détiennent les capacités administratives et les fonctions sectorielles pertinentes pour fournir une orientation stratégique globale aux bureaux pays dans les régions et sont responsables des opérations de la Banque, du développement des activités, de la gestion des projets et de la mise en œuvre globale et efficace de l’agenda High 5 de la Banque.

Les bureaux pays de la Banque africaine de développement ont été créés pour renforcer le dialogue sur les politiques entre la Banque, les gouvernements et les autres parties prenantes et améliorer la performance du portefeuille des projets et la coordination de l’aide avec les autres partenaires de développement. Chaque bureau pays est dirigé par un Chef de bureau pays.

LE POSTE :

Sous la supervision du Responsable pays, et en étroite relation avec l’Assistante du Responsable-Pays, l’Assistant (e) d’Equipe effectuera les tâches suivantes :

Flux de Travail

Recevoir et enregistrer tous les documents entrants du Bureau Pays (lettres, notes verbales, factures, etc…).
Procéder aux réservations de Chambres d’hôtel pour les missions, et mise à jour régulière des listes à cet effet (missions, hôtels, etc…).
Rédiger les projets du Compte rendu des réunions du personnel (enregistrement vocal des séances).
Mise à jour trimestrielle de la liste des fournitures et divers articles manquants, permettant de lancer de nouveaux achats pour le Bureau.
Exécuter d’autres tâches administratives (photocopies, courriels) au besoin.
Appuyer si nécessaire les autres Assistantes du Bureau en cas de besoin ou d’absence.
Communication et Liaison
Recevoir les visiteurs et les appels téléphoniques avec tact et discrétion, et agir en fonction de la nature et de l'urgence de chacun, notamment en les réorientant vers le personnel concerné, le cas échéant.
Filtrer les appels/visiteurs entrant, prendre des rendez-vous pour que les visiteurs rencontrent les Experts concernés.
Fournir des informations de base aux Experts et à l’Assistante Principale du Responsable Pays pour les rendez-vous avec les visiteurs officiels et/ou les membres du personnel ;
Appuyer l’Assistante du Responsable pays pour les informations de base au Responsable pays pour ses rendez-vous avec les visiteurs officiels et/ou les membres du personnel (en cas d’absence de cette dernière).
Tenue de registres et documentation
Tenir à jour un système de classement des dossiers aux formats papier et électronique, pour répondre aux besoins du Bureau Pays.
Tenir un calendrier mensuel d'activités montrant toutes les missions reçues par le/la Responsable pays et les autres membres du personnel. Cela comprend également toutes les visites et rendez-vous au Bureau Pays ;
Obtenir des notes d’information et des documents de référence pour les réunions, les séminaires, les ateliers, etc., auxquels participeront le Responsable pays et le cas échéant le personnel, en vérifiant leur disponibilité et en veillant à ce qu'ils disposent des dossiers d'information et des documents appropriés ;
Tenir à jour les diverses listes des adresses des partenaires et fournisseurs travaillant avec le Bureau Pays.

CRITÈRES DE SÉLECTION (Compétences, savoir et expérience) :

Être titulaire d’au moins un BTS, DUT ou un diplôme équivalent en gestion des affaires, en commerce, en administration ou dans une discipline connexe ;
Une formation supplémentaire en secrétariat, en administration ou en gestion de bureau constituerait un atout ;
Avoir un minimum de trois (3) années d'expérience pertinente et pratique à des postes administratifs et de secrétariat, dans des bureaux similaires d'organisations internationales, de banques de développement ou d'institutions similaires ;
Une expérience du secteur privé constituera un atout ;
Avoir une bonne connaissance de l'administration et des services d'appui de bureau, notamment les systèmes et les procédures ;
Bonnes compétences en coordination - être méthodique et autoorganisé ;
Faire preuve d’un engagement bien établi à offrir un service client excellent axé sur la réception et le service d'administration ;
Bonnes aptitudes interpersonnelles, de planification et organisationnelles ;
Capacité à réagir rapidement pour répondre aux demandes immédiates ;
Flexibilité d'adaptation, attitude positive envers le changement et approche constructive et créative de la résolution de problèmes ;
Compétence dans l'utilisation d'équipements standard (ordinateur, scanner, photocopieur, etc.) ;
Être capable de communiquer efficacement, de résoudre des problèmes, être axé sur le service à la clientèle, avoir un bon esprit d’équipe et démontrer une efficacité opérationnelle ;
Avoir de bonnes approches innovatrices et créatives face aux activités, afin de renforcer et d’apporter une plus-value aux clients et à l’organisation ;
Avoir une aptitude à communiquer efficacement (à l'écrit et à l'oral) en français, de préférence avec une connaissance pratique de l’anglais ;
Savoir utiliser les applications standard Microsoft Office (Word, Excel, Access, PowerPoint, SAP et/ou un autre système intégré de gestion des documents).
 

LE PRÉSENT POSTE N’OUVRE PAS DROIT AUX CONDITIONS D’EMPLOI AFFÉRENTES AU STATUT INTERNATIONAL. LE/LA TITULAIRE SERA RECRUTÉ AU PLAN LOCAL, EN TANT QUE PERSONNEL SOUS CONTRAT DE COURTE DURÉE (personnel local).

Si vous rencontrez des difficultés techniques lors de l’enregistrement de votre candidature, veuillez envoyer un courriel avec une description précise du problème et/ou en envoyant une capture écran indiquant le problème à :

HR Direct HRDirect@AFDB.ORG (le lien envoie un courriel)

Postuler à ce poste
1- Personnel de la Banque

Si vous travaillez actuellement à la Banque africaine de développement en tant que personnel de la Banque, cliquez sur le bouton ci-dessous pour postuler au poste.

2- Candidats externes

Si vous ne travaillez pas actuellement à la Banque africaine de développement, ou si vous êtes un personnel sous contrat à courte durée (STS), un assistant technique ou un consultant à la Banque, cliquez sur le bouton ci-dessous pour postuler au poste

Pour postuler à ce poste, vous devez être ressortissants d'un des pays membres de la BAD.

Seul(e)s les candidat(e)s qui auront satisfait à toutes les exigences du poste et qui auront été retenu(e)s pour une évaluation plus approfondie seront contacté(e)s. Seuls les dossiers de candidature enregistrés en ligne avec un curriculum vitae (CV) complet et copies des diplômes requis joints seront examinés. Le Président de la BAD se réserve le droit de nommer un candidat à un grade inférieur à celui du poste annoncé. La Banque africaine de développement est un employeur garantissant l’égalité des chances et les candidatures féminines sont vivement encouragées. www.afdb.org.

Le Groupe de la Banque africaine de développement (BAD) ne perçoit aucun frais ou contribution de quelque nature que ce soit des candidats tout au long de son processus de recrutement (dépôt ou traitement de la candidature, entretien d’embauche, etc.). En outre, le Groupe de la Banque ne demande aucune information relative aux comptes bancaires des candidats. Le Groupe de la Banque africaine de développement décline toute responsabilité de publications frauduleuses d’offres d’emploi en son nom ou, de manière générale, d’utilisation frauduleuse de son nom de quelque manière que ce soit.

« Veuillez noter que la Banque n’accepte pas la double nationalité. Par conséquent, vous devez indiquer la nationalité que vous aimeriez faire valoir tout au long de votre carrière à la Banque, si vous êtes recruté(e). Veuillez télécharger les pièces d’identité délivrées par le gouvernement telles que le passeport, la carte d’identité nationale ou le certificat de nationalité, etc. ».