Recrutement

Recrutement d'une Secrétaire de Direction

Publier par : Synergie plus

Catégorie : Recrutement.

Publiée le : 2026-09-29

Description de l'annonce:

IMPACT PLUS recrute le profil décrits ci-dessous pour le compte d’une société en activité dans l’import-export au Bénin.

UNE (01) SECRÉTAIRE DE DIRECTION

Réf. : IP-008/SD/09-26 
Lieu du poste : Cotonou, Bénin

1. MISSIONS PRINCIPALES 

Sous l’autorité du Directeur Général, la Secrétaire de Direction assure l’organisation administrative du bureau, la gestion de l’information et l’appui quotidien à la Direction Générale. 

À ce titre, elle est notamment chargée de : 
• Assurer l’accueil physique et téléphonique des clients, fournisseurs, partenaires et visiteurs ; 
• Gérer l’agenda du Directeur Général, organiser ses rendez-vous et lui rappeler les échéances importantes ; 
• Recevoir, traiter, enregistrer et transmettre les courriers, e-mails et autres correspondances; 
• Rédiger et saisir les courriers, notes, comptes rendus, rapports et autres documents administratifs ; 
• Relire, corriger, mettre en forme et finaliser les documents produits par la Direction ou les autres collaborateurs ; 
• Assurer le classement, l’archivage et la bonne conservation des documents physiques et numériques ; 
• Organiser les réunions et séances de travail de la Direction et, au besoin, en préparer les comptes rendus ; 
• Assurer la circulation de l’information entre le Directeur Général, les collaborateurs, les clients et les partenaires ; 
• Effectuer les relances nécessaires et assurer le suivi des instructions et dossiers confiés par le Directeur Général ; 
• Tenir à jour les répertoires des clients, fournisseurs, partenaires et autres contacts de l’entreprise ; 
• Appuyer la Direction dans le suivi administratif des dossiers d’importation et d’exportation ; 
• Assurer le classement et le suivi des contrats, factures, bons de commande, documents de transit, de transport et autres pièces relatives aux opérations de l’entreprise ; 
• Suivre les échéances administratives et commerciales et alerter la Direction en temps utile; 
• Préparer et organiser les déplacements, rendez-vous et missions professionnelles du Directeur Général ; 
• Veiller à la disponibilité des fournitures et au bon fonctionnement administratif courant du bureau ; 
• Assurer la confidentialité des informations, documents et échanges portés à sa connaissance ; 
• Exécuter toute autre tâche administrative relevant de ses fonctions et confiée par la Direction Générale. 

2. PRINCIPALES ACTIVITÉS 

a. Accueil et communication 

• Recevoir et orienter les visiteurs ; 
• Répondre aux appels et transmettre les informations aux personnes concernées ; 
• Assurer un suivi professionnel des demandes reçues. 

b. Secrétariat et gestion documentaire 

• Saisir, corriger et mettre en forme les documents ; 
• Numériser, photocopier, classer et archiver les pièces ; 
• Maintenir un système de classement permettant de retrouver rapidement les documents. 

c. Assistance au Directeur Général 

• Organiser son agenda et ses rendez-vous ; 
• Préparer les réunions et dossiers nécessaires ; 
• Assurer le suivi des instructions données aux collaborateurs ; 
• Effectuer les relances et rendre compte de l’état d’avancement des dossiers. 

d. Appui aux opérations d’import-export 

• Centraliser et classer les documents relatifs aux opérations commerciales ; 
• Suivre la disponibilité des pièces nécessaires aux dossiers d’importation, d’exportation, de transit et de transport ; 
• Assurer les relances administratives auprès des clients, fournisseurs, transitaires, transporteurs et autres partenaires, sur instruction de la Direction ; 
• Tenir un tableau de suivi des dossiers et signaler les échéances ou pièces manquantes. 

e. Confidentialité et organisation 

• Traiter avec discrétion les informations relatives à l’entreprise, aux clients et aux partenaires; 
• Veiller à la bonne organisation administrative du bureau et à la traçabilité des dossiers. 

3. PROFIL RECHERCHÉ 

a. Formation et expérience 

• Être âgé(e) de 25 ans au moins ; 
• Être titulaire d’un diplôme de niveau BAC+3 au minimum en Secrétariat de Direction, Assistanat de Direction, Gestion administrative ou dans une discipline équivalente ; 
• Justifier d’au moins deux (02) années d’expérience professionnelle à un poste similaire ; 
• Une expérience dans une entreprise d’import-export, de commerce, de transit ou de logistique serait un atout. 

b. Compétences techniques 

• Avoir une excellente maîtrise du français écrit et oral ; 
• Disposer de bonnes capacités de rédaction administrative, de correction et de mise en forme de documents ; 
• Maîtriser les outils du Pack Office, notamment Word, Excel et PowerPoint ; 
• Maîtriser les outils courants de communication professionnelle : messagerie électronique, WhatsApp, visioconférence, etc. ; 
• Savoir organiser et tenir un système efficace de classement et d’archivage physique et numérique ; 
• Être capable de gérer simultanément plusieurs dossiers, priorités et échéances. 

c. Qualités personnelles 

• Avoir le contact facile et un bon sens de l’accueil ; 
• Être rigoureuse, méthodique, organisée et ponctuelle ; 
• Faire preuve de réactivité, d’autonomie et d’un bon sens des priorités ; 
• Avoir une bonne capacité d’écoute et de communication ; 
• Faire preuve de discrétion et de confidentialité dans le traitement des informations de la Direction ; 
• Avoir une bonne présentation et adopter une attitude professionnelle ; 
• Savoir travailler sous pression et respecter les délais. 

d. Disponibilité et mobilité 

• Résider à Cotonou ou à proximité, de manière à faciliter les déplacements professionnels ; 
• Disposer d’un moyen de déplacement ; 
• Être disponible pour les besoins liés au fonctionnement et aux activités de l’entreprise. 

4. PIÈCES À FOURNIR 

Le dossier de candidature devra comporter les pièces suivantes : 

– Une (01) lettre de motivation adressée au Directeur Général de Impact Plus, précisant le poste sollicité et l'adresse complète de la candidate (y indiquer votre disponibilité et votre prétention salariale) 
– Un (01) curriculum vitae détaillé avec photo, signé, daté, comportant les noms et adresses de trois (03) personnes de référence qui ont connaissance des qualifications et expériences professionnelles de la candidate 
– Une (01) copie du diplôme ou certificat exigé pour le poste 
– Les attestations/certificats de travail justifiant les références précisées dans le CV 

5. MODALITÉS DE DEPOT 

Envoyez obligatoirement votre dossier au format PDF (en un seul fichier, taille inférieure à 20 Mo) par mail à l'adresse impactpluscabinet@gmail.com en précisant en objet l'intitulé du poste sollicité 

En soumettant votre candidature, vous donnez votre consentement pour la collecte, le stockage et le traitement de vos données personnelles.

Date limite de dépôt : 05 octobre 2026
________________________

NB : Ne payez jamais pour un recrutement

NB : Soyez vigilant ! Demandez au recruteur le lieu exact de l'entretien et informez un proche avant de vous rendre à un entretien

3o