RECRUTEMENT D’UN OU UNE RESPONSABLE ADMINISTRATIF-VE, COMPTABLE ET FINANCIER

Créé en 1976, le Geres est une ONG internationale de développement qui œuvre à l’amélioration des conditions de vie et lutte contre les changements climatiques et leurs impacts. En tant qu’acteur de terrain, la transition énergétique est un levier majeur de notre action. Pour un changement sociétal ambitieux, le Geres encourage le développement et la diffusion de solutions innovantes et de proximité, il accompagne les politiques territoriales climat-énergie et il mobilise tous les acteurs autour de la Solidarité climatique en les incitant à agir et à soutenir les plus vulnérables.

Le Geres est présent en Afrique de l’Ouest via des représentations permanentes au Bénin et au Mali. Le Geres a l’intention de développer ses activités au Togo dans le domaine de la transition énergétique.

Dans le respect des procédures internes et des réglementations comptable et fiscale, le ou la Responsable Administratif-ve, comptable et financier (RAF) de l’Antenne du Geres à Abomey-Calavi intervient en appui aux équipes du Geres Bénin pour les activités administratives, comptables, financières, logistiques et de gestion de ressources humaines.

Il ou Elle est sous la responsabilité directe du Responsable Administratif et Financier Geres Afrique  de l’Ouest. Il ou Elle travaille en lien étroit avec le représentant pays, les équipes projets Bénin, le  contrôle de gestion au siège, le responsable biomasse-énergie Afrique de l’Ouest, les équipes  administratives et comptables au Bénin et en Afrique de l’Ouest, et les partenaires locaux. 

Il ou Elle assure le suivi et contrôle financier de tous les projets, participe au montage financier de  nouveaux projets, fournit des conseils techniques et stratégiques à l’équipe de Direction Bénin sur les sujets liés à son poste, assure la qualité, fiabilité et ponctualité des données et rapports  financiers, gère la logistique, participe à la gestion de toutes les ressources humaines en contrat  local.

Il ou Elle est en veille permanente sur l’actualité comptable et fiscale, et participe à la capitalisation des savoir-faire liés aux différentes fonctions de son poste.

Le ou la Responsable Administratif.ve et comptable est basé-e à Abomey-Calavi, dans les bureaux  du Geres. Il ou Elle est amené-e à intervenir sur le terrain sur les zones d’intervention des projets. 

Supervision hiérarchique : le RAF GAO (supervision principale des responsabilités fonctionnelles) et 

Lien fonctionnel : l’équipe comptable et administrative dans toutes les tâches comptables précisées  dans la présente fiche de poste.

• Assure l’encadrement, le contrôle et l’appui des équipes SAF Bénin pour une gestion de qualité et ponctuelle, dans le respect des procédures internes et des procédures bailleurs,

• Fixe les objectifs et mène l’évaluation du personnel sous sa supervision directe en coordination avec la Représentation pays.

• Assure la documentation, la communication, la compréhension et l’application des  procédures, politiques et outils administratifs et financiers au sein des équipes Bénin, et leur  actualisation et développement en lien avec le RAF GAO et le contrôleur de gestion au siège,

• En lien avec le RAF GAO et le contrôleur de gestion, développe et applique la procédure  d’audit interne.

• Participe avec la Direction Bénin au suivi budgétaire de l’ensemble des projets et à l’atteinte  des objectifs financiers : assure l’obtention de données comptables fiables et régulières pour  la mise à jour des suivis budgétaires et l’élaboration des rapports financiers bailleurs,  contrôle de façon continue le suivi budgétaire, participe à la mise à jour des projections  budgétaires de chaque projet, alerte les Chefs de projet en cas d’écart significatif,

• Supervise la gestion financière des subventions, dans le respect des exigences bailleurs et  des obligations contractuelles, et assure une utilisation efficace des fonds,

• Réalise quotidiennement la saisie et le pointage des écritures comptables, et le contrôle de la  conformité des documents et l’analyse des soldes, et supervise la comptabilité des autres  antennes,

• Assure la gestion de trésorerie afin que le Geres Bénin puisse à tout moment honorer l’ensemble de ses engagements financiers (appels de fonds trimestriels, demande de trésorerie mensuelle au siège, gestion des comptes bancaires, gestion des paiements fournisseurs),

• Gère les avances octroyées aux employés du Geres ainsi qu’aux fournisseurs et partenaires,et supervise les avances réalisées dans les autres antennes,

• Tient avec rigueur et professionnalisme la ou les caisses sous sa responsabilité, conformément aux procédures internes (tenue du cahier de caisse, tenue du registre d’avances, etc.), et réalise les inventaires de caisse,

• Réalise le classement et l’archivage de la comptabilité mensuelle (pièces justificatives, contrats de prestation…), et vérifie la fiabilité des données et des pièces,

• Effectue le calcul et paiement des salaires, et les déclarations et paiements des obligations fiscales et sociales mensuelles, trimestrielles et annuelles auprès des organismes Béninois,

• Assure la gestion et le suivi des contrats, accords, agréments et tous autres documents administratifs (baux, assurances, téléphonie et internet, etc.), et tient à jour le suivi des contrats de prestation,

• Contribue aux actions nécessaires pour s’assurer de la conformité du Geres Bénin à la loi béninoise dans son périmètre de responsabilité, et gère les relations avec les autorités administratives, notamment les organismes sociaux et fiscaux,

• Participe à l’accompagnement et la formation administrative et comptable des Partenaires de mise en œuvre des programmes,

• Veille au respect des exigences légales en matière de gestion des ressources humaines, code du travail, charges sociales, etc. et conseille la Direction,

• Fournit un appui au recrutement des salariés locaux (diffusion des offres, traitement des réponses, application de la grille de salaires, rédaction du contrat de travail, etc.)

• Contrôle et assure le suivi du temps de travail, du Registre du personnel, des demandes d’absence et de congés, des avertissements et sanctions disciplinaires, des évolutions de contrats, des départs, etc,